La spesa commerciale è il secondo più grande investimento sul P&L, ed è per questo che investire in un sistema di Trade Promotion dovrebbe essere una priorità assoluta per la maggior parte dei marchi CPG. L'obiettivo è quello di automatizzare i processi, abilitare nuovi modi di lavorare e fornire migliori risultati di business. Raggiungere questi risultati richiede un attento bilanciamento durante le fasi di scoping, pianificazione e progettazione - camminando sulla linea sottile tra i requisiti aziendali necessari e i "nice-to-have".
Il rischio per qualsiasi implementazione TPx è quello di progettare eccessivamente la soluzione. Anche se l'intenzione è quella di portare valore, il progetto può diventare una calamita per i processi che non sono fondamentali né per il brief iniziale né per le esigenze degli utenti finali. L'aggiunta di troppi requisiti provoca uno scorrimento dell'ambito e una complessità non necessaria, e può potenzialmente causare problemi di gestione del cambiamento e di adozione. Anche se può essere controintuitivo, meno è meglio quando si tratta della progettazione del sistema. Andare con una mentalità di ciò che può essere lasciato fuori rispetto a ciò che può essere spremuto dentro vi dà un enorme vantaggio.
"Fate attenzione a non progettare una Ferrari quando va bene una BMW. Fate attenzione all'overdesigning, che impedirà l'agilità e la capacità di cambiare rapidamente i piani e di evolvere con la tecnologia del prossimo anno". - Produttore CPG
Se avete risposto "sì" alle quattro domande precedenti, allora è un buon segno! Se hai risposto "no", considera una valutazione Pre-Design per capire il tuo stato attuale e i tuoi requisiti.
Processi
Un sistema TPM è pensato per essere una singola fonte di verità, fornendo visibilità su "un numero" in tutta l'organizzazione e permettendo alle informazioni di fluire, piuttosto che rimanere bloccate in silos. Per le organizzazioni di grandi imprese, deve essere tradotto attraverso le divisioni, il che porta un ulteriore livello di complessità al tavolo. Raggiungere un alto livello di "armonizzazione" tra diverse unità di business, o anche paesi, richiede di valutare i processi di ciascuno, identificare le somiglianze e mappare le differenze, il che pone le basi per creare un modello per la soluzione. Il grado di comunanza accettabile tra i mercati varia, ma potrebbe, per esempio, seguire la regola 80/20 - 80% di standardizzazione e 20% di configurazione locale. È importante lasciare che le divisioni più grandi con le maggiori complessità guidino la maggior parte del cambiamento. Le divisioni più piccole tendono ad avere più flessibilità con meno requisiti complessi, quindi è più probabile che si allineino. Una certa configurazione locale è prevedibile, ma maggiore è la standardizzazione, maggiori sono i benefici che si vedono in tutte le business unit grazie a una maggiore collaborazione.
"Ci ha davvero permesso di standardizzare i modi di lavorare in tutta la nostra arena, utilizzando le stesse frasi, gli stessi strumenti, lo stesso look and feel....ha davvero permesso standard chiari con modi di lavorare standardizzati in tutta la nostra azienda". - Kraft Heinz
Dati
Durante le fasi iniziali di un progetto, bisogna considerare i dati - non solo ciò che verrà integrato nella soluzione finale, ma chi sono gli utenti finali, quali approfondimenti verranno loro forniti e quali decisioni basate sui fatti i dati possono consentire.
Stabilire in anticipo quali dati saranno integrati e la loro frequenza vi permetterà di considerare l'impatto non solo sulla tecnologia, ma anche sugli utenti finali e sui loro modi di lavorare. Considerate per esempio quanto spesso l'interfaccia tra l'ERP e la soluzione TPx porta volumi "effettivi" e quali effetti avrà sui team commerciali.
Considerate anche la granularità dei dati e in particolare quelli che state chiedendo ai team commerciali di catturare. Se il vostro piano a lungo termine è per una soluzione di ottimizzazione abilitata dall'IA, l'ideale sarebbe che il vostro team di vendita catturasse il maggior numero possibile di fattori causali, per fornire al motore dell'IA punti di dati su cui "masticare". Questo livello di granularità, tuttavia, richiede tempo e gli utenti potrebbero non vedere immediatamente il beneficio finale e, in ultima analisi, può portare a problemi di adozione.
"Le soluzioni TPM contengono il vostro assortimento, i vostri prezzi, le vostre promozioni e le vostre condizioni commerciali. Riunite il tutto e rendete i dati significativi per la vittoria e siate realistici su ciò che volete che i Key Account Manager possano inserire. Trovate l'equilibrio tra l'inserimento di dati dettagliati e granulari e la quantità di tempo necessaria al KAM per inserire quei dati. Questo equilibrio è una mentalità, e questa mentalità si riflette sulla capacità del KAM di inserire dati accurati quando sono in PPM. L'esperienza dell'utente è la chiave. Introdurre l'IA per aiutare i key account nella pianificazione dei volumi. Introdurre l'IA per esaminare l'accuratezza dei dati. Quanto dettagliato volete il vostro P&L oggi? Più dettagli, più lavoro. La semplicità porta valore". - Produttore CPG
Persone
Durante le prime fasi di un progetto, in particolare il design per progetti multi-divisione o multi-mercato, la comprensione di ciò che è richiesto e di ciò che è nell'ambito da parte di tutti i soggetti coinvolti è fondamentale. Durante questo processo, è importante che ci sia una rappresentazione completa delle parti interessate, vale a dire sia i team IT che quelli commerciali, per mettere completamente in discussione gli attuali processi aziendali valutando ciò che ci si aspetta e ciò che è necessario per guidare un cambiamento positivo per gli utenti finali e l'adozione della soluzione in futuro. Tuttavia, il SI dovrebbe facilitare queste discussioni e dovrebbe fornire le migliori pratiche del settore, nonché fare luce sui precedenti progetti di promozione commerciale per evitare qualsiasi trappola importante. Una volta che il progetto è stato finalizzato, è anche importante che il cliente tenga dei workshop di progettazione per coinvolgere gli utenti finali chiave del sistema per garantire che il progetto soddisfi e catturi i requisiti aziendali critici. Questo non solo aiuterà a guidare l'adozione dell'utente dopo il go-live, ma manterrà anche gli utenti finali chiave pienamente coinvolti durante il progetto.
"Costruire il rapporto con il SI è stato fondamentale per il successo ... (e) i benefici della standardizzazione. Abbiamo davvero bisogno dell'aiuto del SI per aiutarci a respingere qualsiasi scorrimento dell'ambito e identificare le opportunità di semplificazione e così via. Le prime due implementazioni per dire che probabilmente era un caso in cui il SI era troppo accomodante con le nostre richieste - accettando di includere nello scopo cose che non erano necessarie o forse non erano la cosa giusta da fare. Ma nel corso del tempo la situazione è migliorata e ci affidiamo al SI per attenerci il più possibile al modello standard". - Kraft Heinz
Le migliori pratiche
Mettere i requisiti sul blocco di taglio: parte del lavoro consiste nel decidere quali requisiti sono necessari, ma passate ancora più tempo a decidere di quali requisiti potete vivere senza. Questo rimuoverà la complessità che alla fine aiuterà l'utente finale a prendere le giuste decisioni.
Non progettare per le eccezioni: se il design e il modello sono guidati dalle eccezioni, allora c'è un pericolo reale di creep dell'ambito. Il rischio di complessità e requisiti non necessari costerà al business a breve e lungo termine.
Conosci i tuoi dati: i dati possono potenziare o ostacolare. Guardate ogni aspetto dei vostri dati, compresa l'accuratezza, l'integrazione, la frequenza e la granularità per comprendere appieno l'impatto che avranno sui vostri team e su come collaboreranno in futuro.
Assicuratevi che l'esperienza utente intuitiva sia la vostra massima priorità. Permetterà ai vostri utenti finali di prendere le giuste decisioni e guidare la crescita della vostra organizzazione.
Grazie a Ed Bishop, Akshdeep Singh e Christopher Lucey per i loro generosi contributi a questo articolo.
Webinar: Progettare per un'implementazione multinazionale con Kraft Heinz
In un recente webinar con Kraft Heinz, ci hanno portato attraverso le loro sfide con un sistema TPM obsoleto e come un sistema TPx ben progettato ha rimediato ai loro modi di lavorare in tutti i paesi, con un impatto positivo sulla loro linea di fondo.